資料をまとめて置いて。サイトを作って。デザインをお願い。企画書を作ってほしい。
仕事でこんなお願いされたとき、いきなり一生懸命時間をかけて作って提出したら、遅いと言われた挙句やり直しにさせられたことなんてありませんか？私も昔はありました。
最近では私の知人で、打ち合わせの報告書作成するために、打ち合わせを録音した音声を一字一句のすべて文字お越しをして作成した人がいました。作成した後に何度もダメ出しをくらい凄い時間をかけて作成していました。
仕事というのは、基本的には会社のその事業で稼ぐために行うもの。報告書や企画書の質が大事なのではなくて、それをもとに売上に貢献できれば良いのです。であれば、なるべく楽をして効率的に求められたもの+αのものを作成できるとよいですよね。
今日は、少しでも効率的に仕事ができるおススメの方法を「営業資料を改良する場合のケース」をご紹介します。
仕事が早くなる仕事の進め方。
- 期限を確認
- 目的・ゴールの設定・確認
- 課題の整理
- 優先順位の設定
- 詳細の落とし込み
- 仕上げ
１）期限を確認しましょう
これは、当たり前のことなので特に説明不要だと思いますが、1時間後までに行う事。1日かけて行う事。
1週間後までのことによってやるべきことが大きく変わります。時間の意識をしっかりもって進めていきたいですね。
２） 目的・ゴールの設定・確認
どんな仕事においても、必ず目的が存在します。
その目的が何であるかを、しっかり考え設定します。誰かから依頼されている仕事であれば、依頼された人とも認識があっているかを確認しましょう。
仕事の目的は何であるかを考えるときに、勘違いしてはいけないことがあります。
「きれいな営業資料を作ってと依頼された。だからきれいな営業資料を作ることが目的」と考えることは危険です。また、「きれいな営業資料にして獲得率を上げたいのでしょ」というのも少しずれています。
なぜきれいな営業資料を作ってと依頼されたのでしょう。営業資料がゴチャゴチャしていて、営業先のクライアントが、資料では理解ができず混乱してしまったのかもしれません。その場合は、内容を視覚的にまとめ、伝わりやすい資料にしてほしいのかもしれません。
このように、問題の本質を考えてそれを達成することが目的になります。作業を依頼してくる人も、具体的に依頼すべきですが、それはあなた自身ではどうすることもできないので、どんな依頼が来ても問題の本質を考えるようにしましょう。ポイントは、なぜ依頼が来たのか。なぜなのか。何度もなぜと問うことが重要です。
問題の本質が見えてきたら、作業を依頼した人に「これは、〇〇という課題があるから〇〇されたいということですね」と目的を共有しましょう。
３）課題の整理
目的が明確になり、作業依頼した人とも認識が一致したら、その目的を達成するために、どのように解決すべきなのか具体的な策を考えましょう。
この時は、行う策を並べましょう。例えばこんな感じ。
- 情報を整理する
- 数値の情報をグラフ化する
- 全体のデザインテイストを上げる。
４）優先順位の設定
行うべきことが決まったら、どの順番からどのように進めていくのかを考えましょう。
もし期限が少なく、一人で対応しきれない場合は、この策はほかの人に依頼をするなど手分けの方法も検討しましょう。
５）詳細の落とし込み
ここまでくれば、あとは１つ１つは決めたとおりに進めていくだけです。
１つ１つが時間のかかる作業であれば、さらにやることを細分化し、１区切りついたら依頼者と確認するとよいでしょう。
６）仕上げ
資料が完成したら、2つの視点で見ることが重要です。
1つは、鷹の眼で見ること。つまり全体の流れ・統一感などが問題ないかを確認します。また改めて今回の目的を達成できているかを考えながら見ましょう。
もう一つは、魚の目で見ること。誤字脱字・ゴミが混ざっていないかなど１つ１つを丁寧に確認しましょう。
いかがでしょうか。さらに具体的には1つ1つのステップで必ず作業依頼者と確認を取って進めましょう。
確認を怠って進めてしまうと、やり直しが大きくなってしまいます。１つ１つOKをもらい着実に進めていきましょう。