- 会社の利益を上げる為
- 残業減らし早く帰る為
- 仕事を楽にする為
仕事において、作業を効率化する事はあらゆる面で非常に大切です。
作業効率化を考える事は、急ぎではないものの重要な仕事です。怠るか怠らないかで、1年・2年後に大きく差が出てきてしまいます。
今回は作業効率を行いたい時に活用したい「ECRSの原則」についてご紹介しつつ、実際に使えるように、より深掘りして紹介します。
是非、業務効率化をする際に活用してみてください。
ECRSの4原則とは？
ECRS（イクルス）の4原則は、作業効率が命ともいえる、工場などの製造業務にて活用できるように考えられたものです。しかし、ほとんどの業務にも効率は非常に重要なことから広まりつつある原則です。
そして、ビジネスで良く使われるフレームワークと同じそれぞれの頭文字を並べたもので、以下の4つの視点で効率化できるか考えて実施していきます。
- Eliminate・・・・排除する
- Conbine・・・・合わせる
- Rearrange・・・変える・交換する
- Simplify・・・シンプルに・単純にする
基本的には、これ等を上から順番に考えて行くとよいとされています。
Eliminate（排除する）
名の通り業務の一部を排除するという事です。ムダと思える作業は排除していきましょう。
とはいえ、誰もがムダと分かっているものは、最初から排除されているケースが多いと思います。
排除では主に下記のポイントで考えましょう。
１．過剰なクオリティアップのための作業は排除する
製造だけでなく1つ1つの仕事には、一定の質を保たなければなりません。
一方で、過剰な質を求める作業は非効率です。
- 「報告書」に対して、物凄くデザインに凝る。
- ユーザーが使えないほどの機能を盛り込む
などが過剰なクオリティアップのための作業と言えます。
もし、効率化したい作業において、適切なクオリティレベルを分かっていない場合は、調査が必要でしょう。
会社単位であれば、顧客への調査などを通して考えましょう。
上司等での社内でのやり取りであれば、上司に確認してみましょう。
２.工程の中での非効率を排除する
ジェンガ―のように、抜いても倒れない作業はないか確認してみましょう。
- ハンコを押してもらう工程
- 関係各所に1人（1か所）ずつ確認して回る作業
などが考えられます。
Conbine・・・・合わせる
似たような作業は、合わせて1回にまとめることによって効率化を行います。
例えば、営業マンが毎日、営業報告と日報を行うような場合です。
他にもエクセルなど資料を作る時、似たような資料を他の人も作成するというような場合も考えられます。
ほぼ同じ報告内容であれば、どちらかを無くしても良いかもしれません。
他にも、プログラマーなどは、過去に使用して汎用性のあるプログラムは保管する場合も多くあります。それは、次同じような業務があった時に使いまわすことが出来るので、物凄く効率が上がります。
このように工程の中での前後だけでなく、他の業務・他者との業務においても結合できないかを考えるとよいでしょう。
Rearrange・・・変える・交換する
業務の工程は、基本順番があります。順番を変える事で効率化を出来ないか考えましょう。
料理などでは、野菜を切ってからお湯を沸かすより、先に沸かして沸騰する間に野菜を切る方が早いですよね。
作業ごとの時間や、その作業をする人の待ち時間などを考えて、工程を変える事で時間的なムダを省けるかもしれません。
Simplify・・・シンプルに・単純にする
業務は複雑であればあるほど、ミスをしやすくなります。また、その業務を出来る人も限られてきてしまいます。
クオリティを保ちつつ、誰でも出来るようにするためには、シンプルにすることが大切です。
マニュアルを作って仕組み化をするという事もありますが、それ以上にIT化により自動化して人間が行う作業はシンプルに出来ないか考えてみましょう。
エクセルで同じ作業であれば、マクロ化を行いボタン一つ等で同じ操作ができます。またそれ以上に、RPAというツールで、エクセルファイル自体の移動・作成なども出来ます。
営業や売上など集計する際なども、たいてい便利なツールがあります。
定期的に展示会などに足を運び、どんなん便利なツールがあるか調べてみる等するとよいと思います。
ECRSの4原則をより活用するためには？
ECRSの4原則自体は、特段難しい物ではない反面、「じゃあどうすれば？」と思ってしまうものです。 実際に活用していくためには下記のようなポイントを抑えるとよいでしょう。
面倒くさがり屋で、せっかちになる。
- ムダな作業とは、いうなれば「面倒」な作業です。
- 効率が悪いという事は「遅い」という事です。
ムダや効率の悪さに気づきやすいのは、面倒くさがり屋でせっかちな人です。 作業を行う際には面倒くさがり屋になって、面倒と思う所を改善するようにして見ましょう。
作業関係者皆の意見・状況を確認する
実際に作業を改善・効率化していくときに、あるのが関係者同士でモメることです。
例えば、社長など上の立場の人からは、非効率と思っているが、作業者にとっては大事だと思っていたり、その逆などです。
また、効率化する際には、その作業を行っていた人が「否定された」と思ってしまう事や、「自分の立場が危うい」と感じてしまうケースもあります。
各立場の状況をよく理解し、変更する為に関係ある人たちの心配を良く考えてから進めるようにしましょう。
さいごに
作業効率化が出来ると、仕事が楽になります。ライフワークバランスの重要性が増している今、改めてもっと楽にできないか考えてみましょう。
