- 売上・結果を出したい
- 仕事で上手くいくようになりたい
- スポーツで上手くなりたい
- 趣味・スキルで上手くなりたい
このように、何かしら向上心を持っている時に、必ず必要になるものがPDCAです。
簡単に言えば、「計画して行動し、行動を振り返って改善を行う」という事です。
PDCAサイクルは、これを繰り返しサイクルのように行います。
体系的に習わなくても、誰しもが実践をしていると思います。
また、それぐらいなら知っているという方も多いと思います。
しかし、改めてPDCAについてメリット・デメリットを含めて深く理解することで、今より効率よく何かを習得するのが速くなったり、改善速度が上がるはずです。
ぜひ、しっかり理解いただき実践してみてください。
PDCAサイクルとは
PDCAは、下記4つの頭文字を取ったもので順番に行っていきます。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action(改善)
物事を行う時は、計画を立てた上で実行し、実行したことを評価（検証）して改善を行うという事です。
改善が出来たら、改めて計画を立てて実行することで、PDCAを繰り返し行っていきます。
PDCAをサイクル（繰り返し行う）という事から、「PDCAサイクル」と言います。
ビジネスでは「PDCAを回す」という言い方を多くします。
PDCAは誰が提唱したもの？
PDCAは、1950年代にウィリアム・エドワーズ・デミング氏とウォルター・シューハート氏によって提唱されました。
品質管理研究者であった二人が品質を向上・管理するためのフレームワークとして誕生しました。
その為、現在はISO9001やISO14001といった品質管理の国際基準としても、PDCAの手法が取り入れられています。
PDCAは具体的にどう使う？
１つ１つ詳しく説明していきますが、まずは、さっと知りたい方のためにバスケットボールでシュート練習する時を例に紹介します。
バスケットボールのシュート練習の例
- Plan（計画）
ゴールとの距離と力の入れ具合を考える - Do(実行)
シュートしてみる - Check（評価）
失敗した場合、届かなかったのか・強すぎたのか検証します - Action（改善）
弱すぎた場合、次はもっと力を入れようなど改善策を検討します
そしてまた、改善策に沿ってPDCAを行います。
このように、小さなミスから小さく改善を何度も繰り返して、上達していきます。
概念は非常に分かりやすく、おそらく殆どの人が行っていると思います。
ビジネスにおいて下記のようなときに使います
- 営業の受注率を上げたいとき
- マーケティングの策を改善したいとき
- 商品・サービスの品質を向上したいとき
- 自分のビジネススキルを高めたいとき
それでは、１つ１つ具体的に紹介していきます。
Plan：計画を立てる
目的、目標を達成するための実行計画を立てる事です。
計画というと、物凄く固く大変なことのように考えがちですが、ケースによって調整します。
バスケットボールのシュートであれば、どれぐらいの角度でどれぐらいの力を入れるかと言った計画で良いでしょう。
しかし、ビジネスで行う時には下記2つのポイントを抑えましょう。
5W2Hで考える事
商談・プレゼンといったビジネスにおいては、しっかり計画を立てた方が良い事が多いでしょう。
その場合は、５W2Hを考えたうえで、タスクを洗い出しスケジュールを立てていきます。
- Who：誰がおこなうのか
- When：いつ行うのか
- Where：どこで行うのか
- What：何を行うのか
- Why：なぜおこなうのか
- How：どのようにおこなうのか
- How much：いくらでおこなうのか
指標を作っておくこと
受注を取る事ならば明確な目標ですが、受注率を改善することや、もっとスムーズに営業を進めるなどの場合は、指標を決めておきましょう。
- 受注率を〇％向上させる
- 1回の営業時間を、〇分いないに抑える
などです。根本的な目的・目標は高い数値で問題ございませんが、1回のPDCAの中では、計画が上手くいけば達成できるレベルにしましょう。
Do：実行する
計画に沿って実行していきます。
実行する時のポイントは、最初に決めた目的・目標を意識することが重要です。
なぜなら、物事を改善していくということは、目的と現状のギャップを埋める事だからです。
しかし、目的がぶれてしまうと何が問題なのか、どのぐらい問題なのかが分からなくなり、検証がし辛くなります。
目的・目標が間違っているなら修正が必要ですが、基本的には変えないようにしましょう。
また、録音・録画などの記録を残しておくこともおススメです。
プロになるスポーツ選手は、自分の動きを録画して検証して改善を行います。
歌手などの音楽家は、自分の演奏を録画して振り返ります。
営業でも、自分の提案内容を客観的に検証するためにも、録音・録画など記録を行いましょう。それぞれ難しい場合は、チェックシートなどを使い提案すべき内容・聞くべき内容が全て聞けたか確認するようにしてもよいでしょう。
Check：評価をする
実行したことに対して、評価をしていきます。
具体的には下記のようなポイントです。
- 指標に対して、どれぐらいの進捗になったのか
- 目的に対して、どのぐらい達成できたのか
- どういう部分が、良かったか・悪かったか
実行することにより目的・目標を達成することが理想です。
しかし、達成しなかった場合に、どの程度達成できていなくて、それが「なぜ」なのか評価します。
この時は、「誰のせい」のような人を対象にしたり、「運が悪かった」のような感覚的な評価はNGです。
改善策を練られるように、どの部分・仕組みが悪かったのかにフォーカスしましょう。
また、上手くいった場合も評価をしましょう。
営業で上手くいった場合、上手く言った理由があるはずです。
それを見つけることが出来れば、次回からも上手くいく可能性が高まります。
Action：改善する
評価した結果、改善できる部分を見つけ、改善策を考えていきましょう。
もっと気合を入れたらよい。のような精神論な改善策はNGです。
次に気を付ければ実行できる改善策を考えていきましょう。
PDCAを回す際のポイント
- 計画に時間を割きすぎない事
- 目的がぶれないようにすること
- 抽象的、感情的にならない事
- 次に活かせるようにすること
計画に時間を割きすぎない事
バスケットボールのシュートの練習のような時など、達成計画など細かく検討しすぎると時間の無駄になる場合もあります。
基本的には、とにかく実行し経験し改善することが大切です。
計画に時間をかけすぎて実行する回数が少なくなることはNGです。
計画は、実行をスムーズに進め、実行後の評価を正しく行うための目的・指標を行うためのものです。
目的がぶれないようにすること
目的はブレないようにしましょう。目的がぶれるケースは２つあります。
- 達成が困難になり、目的を変えるケース
- 実行することが目的となるケース
達成が困難になり、目的を変えるケース
絶対に変えてはいけないという事ではなく、無理な目的・目標は変更しましょう。
しかし、妥協のように実行している最中に目的・目標を変えてしまうと、PDCAの意味がなくなってしまいます。目的を達成するためのPDCAなので、安易に変えないようにしましょう。
実行することが目的となるケース
「受注額を〇〇万円にする為には、10件商談をする必要がある」と言った時の、目標は受注額を〇〇万円にすることです。しかし、いつの間にか10件商談する事が目的となってしまう事があります。
これでもPDCA自体は回すことが出来ますが、やみくもに商談を増やそうとすると受注率が落ちる可能性もあり、改善スピードが落ちてしまいます。
もしかしたら、5件の商談でも十分かもしれません。実行することが目的にならないようにしましょう。
抽象的、感情論にならない事
PDCAの重要なポイントが、評価です。
正しく評価が出来なければ、正しい改善策を見つけられず目的に近づくことは出来ません。 評価では、抽象的・感情論にならないようにしましょう。
次に活かせるようにすること
PDCAは、繰り返してこそ威力を発揮するものです。
評価がおろそかになっていたり、改善策をしっかり立てないなど、実行しっぱなしになっていると改善が進みません。
PDCAを意識せず、改善が出来ない人の多くが、やりっぱなしになってしまいます。
PDCAはサイクルをすることが大切で、１つ１つをしっかり行う事が大切です。
最後に
PDCAサイクルは、実は当たり前のことで難しい概念ではありません。
しかし、疎かにしてしまうことがあります。
PDCAなくして成長はありえません。ぜひ、しっかり意識して使っていきましょう。
