・急に先輩が辞めてしまう
そんな時に行わなければいけないのが、引継ぎです。
終身雇用制になって久しい日本では、めったに引継ぐという事がない中、辞めるまでの1発勝負の仕事です。
仕事内容は全く変わらず担当顧客の引継ぎのような物であれば、難しくはないかもしれませんが、属人化（その人しかわからない）している業務においては、辞めた後は2度と聞けなくなってしまう可能性があります。
何とかなる事は多いですが、なるべく被害を最小限にスムーズに行いたいですよね。
今回は、そんな同僚・先輩が辞めてしまう時に、あとで苦しまない為の引継ぎ方をご紹介します。
辞める人を信用してはいけない
仲の良い同僚や、お世話になった先輩、仕事が出来る人からの引継ぎであれば、完璧にしてもらえると思いがちです。
しかし、辞める人は、どんなに優秀・優しい・仲が良くても、会社を辞める為、その会社の将来についての考えは、どうしても二の次になってしまいます。
- 早く有給消化したい
- 早く次の会社で頑張りたい
- もうこの仕事から解放されるから幸せ
といった、気分から引継ぎへの真剣度は、引き継がれる人よりも温度差は低くなります。
そのため、引継ぎはいい加減になってしまう可能性が十分にあります。
冒頭にもお伝えしましたが、引継ぎは2度目のチャンスはありません。辞めてしまったら電話・LINEなどで聞く事は出来るかも知れませんが、同じ環境でじっくり時間を取って引き継ぐという事は不可能になります。
完璧にしてもらえたら、奇跡という前提で引き継いだ方が安全です。
引継がれるときは、必ずどんな相手でも、しっかり引き継いでもらえないという前提に立ちましょう。
二人以上で引き継ぐ事
引継ぐ時には、辞める人に加えて、2人以上で打ち合わせ・会議を開いて引継ぎましょう。
仕事で、上司から説明を受けて仕事をしたとき、後々質問したり、仕事完了後修正をもらうという事は経験してきていると思います。
1体1で仕事のやり取りをするときは、どうしても認識のズレが発生してしまいます。
仕事の引継ぎでは、通常の仕事と異なり、後々認識のズレを確認する事はできません。
少しでもリスクを抑えるためには、2人以上で引継ぐ事で、モレ・先入観を防ぎます。
ただし、2人以上で引き継ぐときに他の人がやってくれるから大丈夫と、気を抜いていると2人以上で引き継いでも意味がなくなってしまいます。 事前に、その仕事を引き継いだ後は順番に1回ずつ行うなど、責任・緊張感をもって引き継ぐようにしましょう。
マニュアルを作るのは仕事を引き継ぐ側
引継ぐ側は、仕事を辞めないので、通常の業務があり忙しい場合が多いでしょう。
その為、辞める人にマニュアルを作ってもらうという事はないでしょうか？
実は危険です。
どんなに良い人でも、辞める人は引継ぎという仕事を疎かになりやすくなります。
また、引き継ぐ側は良くも悪くも、その仕事を熟知しています。
その為、引き継がれる人の知識レベルが分からず、先入観と仕事の姿勢の低下により、マニュアルは穴だらけになる可能性があります。
また、マニュアルの質がどうかより、マニュアルを終わらせる事が、辞める人の仕事のゴールとなってしまいます。
引継がれる側は、マニュアルがあれば安心して仕事が出来る状態が正しいはずです。
求めるレベルが高い引継がれる側が、マニュアルを作るようにしましょう。
具体的な引継ぎ手順は下記が、おススメです。
- 仕事を順番に口頭や、実演で説明してもらう
- 引継いだ内容を要約して、マニュアルを作成する
- 不明点があれば、辞める人に確認をする
- 違いがあれば修正する
- 3～4を行い、マニュアル力を向上させる
良くない引継ぎは、マニュアルについて一番熟知している人が辞める人です。しかし、この方法だと、マニュアルについて一番熟知しているのは、引き継がれる人となります。
また、仕事の順番を説明・実演してもらう時は下記の点も確認しましょう。
- トラブル・例外はどんなケースがあるか
- 1つでも理解できない事があれば必ず聞く事
辞める前までに、引き継いだ仕事を行ってみる事
マニュアルを完璧にしても、それが本当に活かせるかどうかは、1回仕事をしてみなければ分かりません。
これは、辞められる前に1度実践しましょう。
逆に、引き継ぐ時の会議やスケジュールを立てる時は、引き継いだ後、1回実践できるようにしましょう。
スケジュール上、実践が難しい場合は、なるべく実践に近い環境で行えるように工夫してみましょう。
客観的に見て省ける所を見定める事
辞める人から引き継がなければいけない仕事のほとんどは、属人化の作業になっています。
つまり、自己流になっている可能性があります。
自己流になっていると、ムダな部分や、他の人では出来ない仕事が紛れています。
引継ぎ時には、守破離を守って、行う事が大切なので、まずは引き継いだとおりに守って行う事が大切です。
しかし、一度守って仕事を行えたら、難しい部分は簡単に出来るように「仕組み化」をしたり、ムダな部分は削減するなど、仕事の工程を「破」って「離」誰でも出来る業務に改善していきましょう。
守ったとおりに、業務をし続けていると、再び属人化作業となり引き継がれた人以外が出来ない業務となります。 これは、引き継がれた人の業務がひっ迫し、自分で自分を苦しめる事になってしまいます。業務を引き継いだら誰でも出来るようにアレンジしていく事が大切です。
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当記事では、辞める側を信頼・信用せずに引継ぐ事が大切とお伝えしていきました。
これは、構造上・状況上しょうがないところです。
しかし、辞める人も様々な理由があり、退職を決意されたのかと思います。
その人の人生における重要な岐路です。
今までの仕事・そしてそんな重要な時に引き継いでもらえる事には感謝して引継ぎをしましょう。
そもそも、辞める前から仕組み化を行いましょう
辞める人が現れた時の対処方法として、引継ぎの方法をご紹介していきました。
しかし、そもそも引き継がなければ仕事が出来ない状況というのは非常に危険な状況です。ベンチャー企業や、中小企業では当たり前にしてある事ですが、本当に大変になるケースもあります。
普段から、属人化した業務は誰でも出来るように標準化・仕組み化を行いましょう。
下記の記事では、属人化した仕事を仕組み化するための方法をご紹介しています。
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さいごに
- 引き継ぐ時は、辞める人の事は感謝しても、信頼はしない
- マニュアルは引き継がれる側が作る事
- 引継いだら、すぐに実践し、誰でも出来るように仕組み化を行う事
