問題とは、あるべき姿（目標）と現在のギャップのことを指します。
仕事はどの職種においても、何かの課題・問題を解決するために行っています。営業では顧客の課題を解決することが重要です。マニュアル通りに行う仕事で完璧に行っているような人でも、「さらに〇パーセント生産性を上げる」というあるべき姿があり、そこに対して改善していくことが重要です。
今回は、とても簡単な例を元に、効率的に問題を解決するための方法をご紹介します。
皆さんが感覚的に出来ていることだと思いますが、改めてフレームワークとして落とし込んでいただけると実践で役立てると思います。
問題とは何か
最初にお伝えしましたが、問題とは「あるべき姿（目標）と現在のギャップのこと」です。
例えば国語で100点満点のテストで80点を取らなければいけない時に、90点であれば100点ではないですが問題ではありません。70点だった場合は、問題です。仮に平均点が50点だったとしても80点を取らなければいけないのであれば問題です。
どうすれば、80点取れるのかを考え対策をすることによって解決していきます。
要因の見つけ方～どこにあるか～
10点取れていないことが問題ではありますが、この10点とは一体どこに要因があるかを見つけます。
この時には、ロジックツリーというフレームワークを活用します。例のようにテストであれば、不要ですが、仕事においては複雑になるため、ぜひ活用をお勧めします。
ロジックツリーは要因になる部分をツリー上に分けて考えていきます。この時に重要なポイントは、モレなくダブりなく分けていくことが必須です。MECEとも呼びます。
テストの場合は、カテゴリに分けて因数分解していきます。
例えば下記の図のようにします。
まず、テストをカテゴリに分け、それぞれに正答率を出してみます。そうなると、図のように漢字部分が苦手であることがわかります。つまり、国語のテストであるべき姿に慣れないのは、漢字の読み書きが問題であるからという仮説が立てられます。
要因がなぜ起こるのかを分析する
何が問題で、どこに要因が起こったかを見つけられたら、それがなぜ起きてしまうのかを考えていきます。
なぜを考える上では、「なぜなぜ分析」とも呼ばれる通り本質をつかむまでなぜを繰り返します。5回程度考えるとよいとされています。
テストの例では、漢字が問題であることがわかりました。では、なぜ漢字の読み書きだけが悪いのでしょうか。
- なぜ漢字の読み書きだけが悪いのか。→他は授業中の勉強で取れた。しかし、漢字の勉強だけは何度も書いて覚える必要があったがしていなかったから。
- なぜ漢字の勉強をしていないのか。
→勉強をしようとしたが、部屋掃除を始めてしまった。 - なぜ掃除を始めてしまったのか。
→部屋で勉強すると、気が散ってしまい掃除をしてしまった。
今回の分析では、部屋で勉強してしまうと他に気が散ってしまったことが要因と考えられます。
原因の対応の方法
問題の本質まで見つけられたら、あと少し。どのように解決していくかを考えます。
部屋で勉強しない＝気が散る環境を作らなければよいのです。つまり自習室・図書館などほかに気が散る可能性が低い場所に移動して勉強をすれば、解決できる可能性があります。
分析が正しければ、実行すれば問題を解決できるでしょう。
まとめ
いかがでしょうか。今回は例のため、かなり都合よく問題まで発見しましたが、実際にはもっと複雑で難しいことが多いです。しかし、解決するための方法は全く同じです。
- 何が問題なのかを整理する
- どこに要因があるのかを分析する
- その要因は、なぜ起こってしまうのかを分析する
- 要因を解決するための手段を考える
- 実行する
また、仕事においては、1回ですべてが完璧になる可能性は非常に少ないです。１つ解決されても他に問題が移る可能性もあります。 そのため、この流れを何度も繰り返す必要があります。
何かを始めて行った時は、この流れを無意識に行っているはずです。その結果徐々にできるようになります。
あきらめずに何度も繰り返して改善できるようにしていきましょう。
