会議で、聞いているだけ。何時間もかかってしまった。
結局何が決まったのかわからない。
等、会議は報告会・方針決めなど重要な業務の1つである一方、無駄が増えやすい業務です。また会議自体は売上を直接的に上げる業務ではありません。短時間で効率よく行うことが重要です。
今回は、会議を少しでも生産的なものにし、無駄を減らすための方法をご紹介します。
会議の目的を明確にする。
この会議は「〇〇を決める」など目的を明確にすることから始めましょう。
当たり前と思われるかもしれませんが、例えば週次など定例会議などは、目的がないまま行っている場合が多いのではないでしょうか。
最初に目的を決めたとしても回数を重ねるたびに、目的が分からなくなったり、目的がない状態になっていませんか？
会議は、大きく分けて2つの目的があります 。 目的に応じて進め方があります。
- 何かを決める為の会議
- 業務の進捗状況、売上などの状況を報告する会議
何かを決める為の会議の場合
意思決定をする為に何かを決める会議です。企画の実行の有無を決定する会議です。
会議の前に行う事
- 何を決めるのかを明確にして、参加者に事前に伝える。
- 決定するに当たり、懸念事項・決めなくてはいけない要素を事前にまとめ共有する。
- 参加者に考えてもらいたい事を事前に共有する。
何の会議で、何を決めるのかを事前に共有していないと、会議の中で議題について考えることになります。
意見の出しあいが必要な場合、なかなか意見がでなくなってしまいます。事前に共有しておけば、案を考える時間があるため、スムーズに意見が出てきやすくなります。
参加者の選定
意思決定する場合には決定後に影響する人・動く人がいます。
その人たちが、納得して動いてもらわなければ、決定したものが失敗する確率が高くなってしまいます。そのため、影響する人数が少ないのであれば、影響する人全員参加が良いでしょう。
多い場合は、事前に全員にヒアリング・フィードバックをもらう時間など根回しをしたうえで部長レベルなど一部のメンバーなど最小人数で行うことをお勧めします。「念のため呼ぶ」ことはせず、絶対参加が必要と思わる人数にしましょう。
ピザ2枚を分け合って食べられるぐらいの人数が良いとされています。
会議中の進め方
必ず、目的を振り返ったうえで会議を進めましょう。
「では〇〇という目的のために、〇〇について話し合います」のような感じです。また、ここで話し合う部分は大枠なのか、細かい一つ一つなのか話し合うポイントも確認しあいます。
目的からブレないか常に指摘する人を用意しましょう。
どんなに目的などを共有していても、話が徐々に脱線してきて目的と異なる話題・大枠で決まっていないのに各論など細かい部分の話し合いが始まったりしてしまいます。
そうなると時間が一気に伸びてしまいます。話のポイントがずれてきたなと思ったら指摘し戻すようなファシリテーターを用意しておくことをお勧めします。
業務の進捗状況、売上などの状況を報告する会議。
そもそも全員がいつでも状況を確認できる状態にして、報告会議自体を不要にするのが理想です。
しかし、各自目の前の業務に集中してしまい、状況を確認して仕事に生かせる状態ではなくなっていくのが、現実的です。10分程度など時間をかなり凝縮して行うことをお勧めします。
会議の前に行う事
報告で共有する内容は、事前に議事録（アジェンダ）にまとめて置き参加者全員が事前に読んでもらいます。
ここでは、異常がないか・進捗率はどの程度か・今後行う予定は何かなど要点を絞って共有します。
参加者の選定
報告を共有することによって業務に強く影響する人のみの、必要最低限にしましょう。
聞いても特に業務に影響しない人は、念のためであっても参加させないことをお勧めします。
会議中の進め方
議事録を読んでいる前提で進めます。そのため、議事録の内容を改めて共有する必要はありません。議事録に対して意見をもらうようにしましょう。
この時は、予定通り行えていないなど問題が発生していないか。
当初の目的とズレがないか。など異常がないかを確認します。
ポイントは、異常がないか指摘するのは作業する当人ではない人がおすすめです。
なぜならば、作業している本人は問題を公にしたくないため良い報告しかしない、もしくは自分の作業に問題があることを自覚できていない場合があります。周りのメンバーが指摘しあうことによって生産性を高めていけると業務効率がアップしていきます。
その他、会議の生産性を上げる方法
会議はお昼過ぎごろに行う。
お昼過ぎは眠くなり集中力が下がるタイミングです。そこで人と会話をする会議を充てるとよいでしょう。
スタンドミーティングを行う。
立ちながら会議を行うことです。立ちながらは疲れてしまうため、会議の時間を大きく伸ばすことができません。そのため、会議時間短縮につながります。
以上の通り、事前共有・目的共有・脱線の防止・参加人数の抑制が大事です。
