マイルストーンという言葉をご存知でしょうか。
本来の意味としては、道路や鉄道といった距離を移動するものにおいて、現在どの程度まで進んだかを判断するために、置かれた標石の事を差します。
ビジネスにおいて、プロジェクトはある意味、道路や鉄道と同じくゴール(目的地)まで目指す事の為、「マイルストーン」という考え方は非常に重要になります。 今回はそんな、ビジネス用語として使われる「マイルストーン」についてご紹介します。
マイルストーンの語源
マイル＝距離の単位、ストーン＝石で、冒頭にもお伝えした通り、本来は道路や鉄道などで、どの程度まで進んだかを示す標石です。
標石を設置する事で、今どの距離まで進んで、後どの位の距離が残っているかを判別する事が出来ます。
ビジネスにおけるマイルストーンとは？
プロジェクトなど、その業務完了までの過程における、節目などの中間ポイントの事です。
中間ポイントを設定する事で、プロジェクトの途中であっても、「今どの状況」で、「後どの位進んでいるか」が分かるようになるため、「進捗を可視化する事」が出来ます。
例えば、「カレーを作る」というプロジェクトの場合、「具材を切る、煮る、ルーを入れる」といったマイルストーンを設定する事が出来ます。
さらにビジネスにおいては、複数人で作業を行い、納期というものがあります。
その為下記のようになります。
- 具材を切る：Aさん。○時までに完了
- 煮る：Bさん。○時までに煮る
- ルーを入れ完成させる：Cさん。○時までに完成
2の段階で時間より早く進んでいれば順調、押していれば恐らく完成の時間も遅れる可能性があります。
マイルストーンを活用する方法
１．マイルストーンの設定をする
マイルストーンは、その職種やプロジェクトによって異なります。また正解もありません。
考え方として、業務を分解していく事が重要です。
下記のようなポイントを踏まえて分けるとよいでしょう。
- 担当者が変わるタイミング
- 同一業務が完了する地点
- 目標に向けて切りが良い地点
同一業務が完了する地点は、「企画立案が完了したら」「デザインが仕上がったら」など、その業務が終わる地点です。
目標に向けて切りが良い地点とは、例えば50件獲得しなければいけない業務があった時に、5件獲得した毎などといった段階でも分ける事が出来ます。
２．ガントチャートを作成する
ガントチャートは、「プロジェクトの工程表」の事で、期日とタスクで構成される表の事です。
多くは、下記のように縦の列にタスクを並べ、横の列に日付を設定します。
ただし、ガントチャート作成で、Excelを活用する事はあまりおすすめできません・・・。
ガントチャートは何時でも誰でも見やすい状況が好ましいです。
その為、スプレッドシートなども良いですし、タスク管理ツールであればほとんどがガントチャート機能付きで、各タスクと紐づける為、オススメです。
マイルストーンのメリット
進捗状況が分かり、ゴールまでの距離が分かる
プロジェクトは、大きいほど完了予定日より前後するリスクは高まります。今、どの時点まで進行しているかと、その後の業務量が分かれば、後どの位で完了するのかが分かりやすくなります。
その為、作業が遅れた際の、納期の変更や再スケジュール設定などがし易くなります。
プロジェクトの最初にマイルストーンを踏まえておけば、完了までの予定時間もより現実的に設定する事が出来、ズレを防止する事も出来ます。
反対に、マイルストーンを設定していないと、プロジェクトを開始してから完了するまではブラックボックス状態となります。
責任の所在を明確にできる。
責任と言っても、誰が悪い！責任を取ってもらう！という話ではありません。
マイルストーンでは、担当者もセットで決めていきます。
「○○さんが進めると思っていた」「○○は誰が行うんだろう」という曖昧さが無くなるため、スムーズにプロジェクトを進行できます。
マイルストーンでの注意点
工程（タスク）の漏れがあると、危険
マラソンで、あと100メートルだと思ったら、まだ１kmあったら絶望的ですよね。
マイルストーンは、今の場所とゴールまでの距離が分かるためのものです。
工程が1つ抜けていると、ゴールまでの距離が変わってしまいます。
最初にマイルストーンを設定する時に、工程の漏れがないかチェックしましょう。
ただし、途中に工程の漏れがあったとしても、マイルストーンを設定していれば、スケジュールの再設定をしやすいため、設定していないより安心できます。
スケジュールは現実的になるよう、余裕を持たせましょう
どんな作業にも、予定外の事が起きる事は避けられません。特に、クライアントに納品しなければいけない作業は、基本期日を遅らせられません。
その為、業務時間にバッファ（余裕）を持たせて設定しましょう。
作業によって異なりますが、本来の作業時間の１～2割程度が良いでしょう。
あまり余裕を持たせすぎると、「パーキンソンの法則」と呼ばれる、時間ギリギリまで使ってしまう心理が働いてしまうため危険です。
また、常に作業は予測と実績でどの程度異なったかを集計しておくことで、作業時間の計画精度を上げられます。
作業の終わりは具体的になっているか
「野菜を切るところまで」となれば、作業の終わりは明白ですが、業務によっては曖昧になりがちな場合があります。
数値なども活用し、そのプロジェクトを見る誰しも終わりが分かるようにしましょう。
悪い例として「クライアントと良い関係になったら」「クライアントと契約が結べそうになったら」「契約数が増えてきたら」など抽象的なものは要注意です。
さいごに
マイルストーン自体を知らなくても、考えは既に知っていたという方も多いと思います。
ただ、改めて認識したうえで行うとより、精度の高いプロジェクト進行が出来るかも知れません。
是非明日から実践してみてください。
