リモートワーク・テレワーク・在宅ワーク化が進んできました。
営業においては、出先に行くことが出来ないケースが増えWeb会議で商談を行う事も増えてきたのではないでしょうか。
ツールはZoom・ベルフェイスなどなど色んなツールがありますが、どのツールでも言えることは結局「映像通話」であること。
映像通話である以上、実際に会うのとは異なる部分が多いものです。
今回は、そんなWeb会議（映像通話）での商談で、気を付けたいポイントをご紹介します。
最後にWeb会議（商談）で行う場合のチェックリストをまとめています。是非ご活用ください。
Web会議（商談）でも、本質は変わらない
ポイントをご紹介する前に、
- Web会議（商談）じゃ受注できない。
- Web会議（商談）は慣れていないから上手くできるだろうか
など不安に思う方も多いと思います。
しかし、忘れてはならないのが、商品・サービスを購入頂くのはお客様が欲しいと思ってもらえることです。それが、Web会議（商談）でも対面でも、ましてやTVCMでも広告でも変わりません。
どうしても商品を実際に手に取って使ってほしい。見てほしいという場合は難しい部分もありますが、それも試供品を事前に郵送するなど様々な対策が考えられます。
「Web会議だから・・・」ではなく、「Web会議でも受注するためには」で考えたいところです。
さて、Web会議で営業する時のポイントをご紹介していきます。
Web会議（商談）で気を付けたいポイント
ツールは、お客様が参加しやすいように準備する
Web会議（商談）のネックは、商談が始まるまでの時間と手間がかかる点です。
この時間・手間そして参加への敷居を下げることがファーストステップです。
もしお客様が、Web会議（商談）はわからないから辞めるとなってしまっては、受注出来る確率は非常に低くなります。兎に角参加しやすいように準備することが大切です。
Web会議ツールはZoom・Skype・Bellface・Wherebyなど様々あります。
それぞれ、使い勝手や参加方法、出来る機能に差異があります。
お客様がWeb会議に慣れていない場合は、少しでも敷居の低いツールを選択するようにしましょう。
また、Web会議を打診する際は、丁寧にパソコンに不慣れな人でも参加できるよう参加手順書のようなものを送っておきましょう。
もし、お客様で慣れているツール・導入済みのツールがあれば合わせるのもおススメです。
事前の音声・カメラチェックはする事
Web会議でありがちな点
- マイクが入っていない
- 音声が聞こえない。小さい・うるさい
- 映像が映らない
- 音声がハウリングする
などあります。
Web会議（商談）が始まる時間になってから、繋がらない、聞こえないで10分～20分かかってしまうと、時間の無駄になってしまいます。
お客様のほうでのトラブルならまだしも、提案側がトラブルになってしまうと印象がよくありません。
それで失注になるという事は、ほとんどないとは思いますが事前にチェックをしましょう。
どのWeb会議ツールでも音声チェック・映像チェックができます。必ずチェックしましょう。
そして毎回しましょう。例えば仕事で音声を聞いたり動画を聞くなどで設定が変わっている場合もあります。音声・映像チェックは長くても2～3分で終わります。 必ずするようにしましょう。
必要資料は事前に開いておく
Web会議（商談）では、提案資料を画面共有などして見せる事が多いと思います。
会議が始まってから開いていないことに気づき、ファイルを探し開くのを待つなどはお客様を待たせることに繋がります。
またWeb会議ツールは、それなりにパソコンに負荷がかかる場合があります。
ツールを開くのにも多少時間がかかることもあるでしょう。
その為、会議が始まる前に見せる必要がある資料・サイトなどは事前に開いておきましょう。
パソコンの画面をそのまま顧客が見ても問題がないかチェックする
画面共有をするとき、ブラウザであればお気に入りバー・デスクトップであればツールやファイルなどがお客様の眼に触れてしまいます。
社内の機密事項や、お客様に見られてはいけないようなファイル・内容が映り込まないように事前にチェックしましょう。
意外とこのチェックは弱い場合が多いです。あれ？こんなツールでこんなことしてるんだ。こんなサイト見ていたのか。など問題にまでなる事はないと思いますが、注意しましょう。
他にも在宅ワークであれば、自分の家の背景が映り込みます。
商談中、お客様は提案を受ける側で、提案側より余裕があります。
その為、小さい所・細かいところもよく見えています。
会議始まってから再度、参加者を確認する
Web会議（商談）は共有したURLやPASSが分かれば、複数人アクセスできるという事も多いです。
その為、事前に聞いていた参加者より多くなっていたり、少なくなっていたりします。
特に映像も移さず音声も移さず、ただ参加するだけという場合もあり得ます。
役員など会社の重役メンバーがしれっと参加している場合があるかもしれません。
その場合は、提案方法が少し変わってくると思います。
その為、今何人参加していて、どういう立場の人が参加しているかは確認しましょう。
話はいつも以上に間を取り、相手の反応を良く確認する事
Web会議（商談）のネックな部分は、相手のリアクションや雰囲気が分かりづらい所です。対面であれば空気感で感じることができるかもしれません。
Web会議（商談）で、画面共有などしてる場合は相手の顔を大きく移せず、相手の表情が見えにくくなります。
また、対面より同時に話すことが難しい環境です。
- お客様が、話を理解されているか
- どの程度興味を示されているか（前のめりになっているかなど）
- 途中で質問をしたいと思っているか
など細かい所にも意識して反応をみましょう。
そして、いつも以上に話の間に、相手が話を挟み込めるように間を取りましょう。
ひたすら喋ってしまうと、質問する隙がなくなります。Web会議では対面より割り込む事が難しくなります。
お客様で、決定者・その他部下のような構成でいた場合、「部下は気になっているのに質問できない」という事もあるでしょう。いつもより少し間を取ることで解消しやすくなります。
自分が話さない時はミュートにする事
Web会議にて、話し辛いのは相手の物音がうるさい時です。
自分が話さない時は、必ずマイクをミュートにしてお客様が話しやすい状態にしましょう。
殆どのWeb会議ツールでは、ショートカットで瞬時にミュートができるようになっています。喋るときだけミュートを解除し、喋らない時はミュートする事を心がけましょう。
話のまとめと、次のアクションをしっかり伝えて終わる事
対面でも重要な点なので、あえて書く必要もないと思いますが…。
今回の商談の内容のまとめ・そして双方がいつまでに何を考える・しておくかを明確に認識のすり合わせをしましょう。
Web会議の場合、途中で聞き取りづらい所や分かりづらいところがあってもスルーされるという事があります。
もしかしたら、お客様は声に出さないけれど伝わっていない部分があるかもしれません。
重要なポイントは最後に振り替えるという事は非常に大切です。
当日お客様が上手くWeb会議に参加できない場合は？
どんなに丁寧にお伝えしても、ITツールが苦手な方で参加できないという方もいるでしょう。参加できたものの音が出ない・映像が止まるなどWeb会議が進められない状況も発生します。
そんな時、別日に設定しなおすという事もありますが、せっかくお時間空けてもらっているなら速やかに普通の電話に切り替えるというのも手です。
資料などはメールでお送りし、同じ資料を見たうえで音声だけの通話で商談をすることも十分できます。
どうしても、Web会議ではないと見せられないもの。例えば管理システムで先方はアクセスできないページなどがあれば、キャプチャしたものを送るという事もできます。
Web会議（商談）をする上でのチェックシート
最後にチェックシートしたいポイントをまとめます。是非ご活用ください。
商談が始まる前
- Web会議の参加方法は伝えたか
- Web会議のURLは事前に共有しているか
- 音声チェック・映像チェックはしたか
- 必要なファイルは全て開いたか
- 画面に映ってはこまるものがないか確認したか
商談開始後
- 音声が聞き取りやすいか、映像は見えているか確認する
- 自分が話さない時はミュートにしているか
- 話の間にいつもより間を開ける事
- 相手の反応をいつもより、確認すること
